Guida agli Asset Management System: best practice e consigli

Questa breve guida approfondita ai sistemi di gestione degli asset cercherà di fare chiarezza sui i benefici di un Asset Management System, i tipi di AMS integrabili, come scegliere quello più adatto e come implementarlo in azienda.

Come approfondito in questo articolo, la gestione degli asset è fondamentale per mantenere un’operatività quotidiana efficiente perché fornisce preziose informazioni su come allocare al meglio le risorse. Gli asset gestiti sono principalmente asset fissi, come attrezzature informatiche o macchine automatiche.

L’importanza di un sistema di gestione degli asset si può rendere in termini di efficienza: non avere un AMS o fare affidamento su sistemi complessi e macchinosi come i fogli di calcolo è dannoso nel lungo termine. Una corretta gestione degli asset offre un modo accurato, in tempo reale e organizzato per supervisionare gli asset aziendali. Per i team distribuiti e le aziende con più sedi, uno strumento software che permetta la gestione remota degli asset può eliminare l’incertezza e la ricerca di documenti sparsi.

Contenuti

I benefici dell’utilizzo di un sistema AMS

Avere uno strumento che permette di monitorare e gestire gli asset produttivi è fondamentale per ottenere un’operatività efficiente. Ma i benefici non si fermano qui: esaminiamo più nel dettaglio i vantaggi di un sistema AMS.

Miglior tracciamento degli asset e gestione dell’inventario

Le organizzazioni che utilizzano un sistema di gestione degli asset conoscono sempre la posizione, lo stato e le condizioni di un asset. Avere una visibilità completa consente di identificare gli asset sottoutilizzati o non utilizzati e prendere decisioni informate sulla loro allocazione.

 

Aumento dell’efficienza operativa

Un AMS riduce la burocrazia ed elimina i processi manuali, il che porta a un’operatività più efficiente.

 

Miglior manutenzione e gestione del ciclo di vita

Le aziende che utilizzano un Asset Management System possono tenere sotto controllo le macchine per meglio gestire le manutenzioni ordinarie e richiedere in tempi brevissimi gli interventi manutentivi straordinari. In questo modo, le aziende riducono la probabilità di guasti e migliorano la gestione del ciclo di vita dei loro asset.

Con le informazioni di funzionamento reali raccolte dal sistema AMS, si possono prendere decisioni migliori riguardo agli investimenti in nuove macchine.

 

Risparmi di costi e ROI

Forse l’aspetto più evidenziato di un AMS è la sua capacità di ridurre i costi per le aziende. I sistemi di gestione degli asset riescono a farlo ottimizzando i processi esistenti, riducendo i tempi di inattività delle attrezzature e identificando gli asset sottoutilizzati. Tutte queste informazioni consentono anche alle aziende di capire quali asset sono più costosi e quali offrono il miglior ritorno sull’investimento.

 

Le varie tipologie di Asset Management System

Le tre tipologie comuni di AMS sono cloud-based, on-premise e ibrido. Scegliere quella più adatta per la propria organizzazione dipenderà dal budget, dalla dimensione dell’azienda e dai requisiti specifici.

AMS cloud-based

Si tratta di una piattaforma accessibile tramite web e utilizzabile tramite una connessione internet. Il principale punto di forza di un AMS ospitato sul cloud è la scalabilità. Le aziende possono aspettarsi costi infrastrutturali ridotti, aggiornamenti automatici e facile accesso da qualsiasi luogo.

 

AMS on-premise

Un AMS on-premise è ospitato all’interno della rete locale di un’organizzazione utilizzando hardware dedicato, che sia esso progettato su misura o una soluzione già presente in commercio. Questa opzione può offrire maggiore personalizzazione rispetto alle soluzioni basate sul cloud, ma comporta un costo iniziale più elevato dovuto agli investimenti in hardware.

 

AMS ibrido

Un sistema di gestione degli asset ibrido combina tecnologie sia basate sul cloud che on-premise. Consente alle organizzazioni di conservare dati sensibili su database server locali, sfruttando al contempo la scalabilità di una soluzione basata sul cloud.

 

Fattori da considerare nella scelta di un AMS

La scelta dell’Asset Management System più adatto dipenderà necessariamente dalle caratteristiche dell’azienda. Ad esempio, le piccole imprese potrebbero preferire soluzioni immediatamente scalabili e a buon prezzo, mentre le grandi aziende potrebbero avere bisogno di una soluzione personalizzata. Qualunque sia il caso, ecco alcuni importanti fattori da considerare:

Scalabilità

Un sistema di gestione degli asset ideale dovrebbe essere in grado di crescere insieme all’azienda. Ciò significa che deve poter gestire un numero crescente di utenti, dispositivi e sedi. La soluzione scelta dovrebbe offrire un’architettura flessibile in grado di gestire nuove funzionalità ed espandersi di conseguenza.

 

Integrazione con altri sistemi

Il software AMS deve integrarsi con le applicazioni più utilizzate dall’azienda. Ciò consentirà un flusso dati fluido tra i sistemi, riducendo gli errori di inserimento manuale e migliorando l’efficienza complessiva.

 

Facilità d’uso

Un’interfaccia user-friendly non è solo un optional piacevole, ma anche un ottimo modo per ridurre lo sforzo per i dipendenti. Una navigazione intuitiva e istruzioni chiare sono alcune delle caratteristiche essenziali da cercare. Una documentazione completa e un supporto clienti reattivo possono rendere il passaggio a un nuovo sistema di gestione degli asset molto più agevole.

 

Sicurezza

È fondamentale assicurarsi che i dati confidenziali degli asset siano protetti da accessi non autorizzati e vulnerabilità. Bisogna considerare fattori come metodi di crittografia, protocolli di autenticazione degli utenti e aggiornamenti regolari del software per affrontare le minacce o i rischi emergenti.

 

Personalizzazione

Scegliere un sistema di gestione degli asset che si integri con le applicazioni già in uso permetterà di risparmiare tempo e sforzo. Con un servizio che si adatta alle esigenze attuali, i dati possono fluire agevolmente tra i sistemi e ridurre gli errori di inserimento manuale.

 

Come implementare un Asset Management System

Una volta presa la decisione riguardo al sistema di gestione degli asset che meglio si adatta all’azienda, è il momento di metterlo in buon uso. Durante questo processo, avrete bisogno di una strategia di implementazione che possa semplificare la transizione per tutti i dipendenti interessati dal sistema.

1 – Pianificazione e preparazione

La strategia è fondamentale quando si adottano nuovi sistemi. Sarà necessario avere una chiara comprensione delle esigenze e degli obiettivi dell’azienda. Realizzare un piano che dettagli i tempi e le risorse necessarie per il nuovo AMS può risparmiare tempo durante il processo di implementazione.

 

2 – Migrazione dei dati

Forse uno degli aspetti più tediosi, ma un passaggio cruciale. La migrazione dei dati implica il trasferimento dei dati dal sistema esistente a uno nuovo. È necessario fare molta attenzione durante questo processo perché dati inaccurati possono creare problemi in futuro.

 

3 – Formazione e adozione

A cosa serve una tecnologia se gli utenti non sanno come utilizzarla? Bisognerà fornire formazione in modo che il proprio team comprenda come funziona il nuovo strumento. Il processo di adozione sarà più semplice se avranno una guida e indicazioni chiare sull’utilizzo dell’AMS.

 

4 – Monitoraggio e ottimizzazione

Come per qualsiasi altro sistema, il monitoraggio e l’ottimizzazione sono cruciali. Il monitoraggio regolare può aiutare a individuare i problemi prima che si verifichino; nel frattempo, ottenere feedback dal proprio team operativo può aiutare a ottimizzare la soluzione e garantire un funzionamento futuro senza intoppi.

 

Come trovare la migliore opzione

Non possiamo sottolineare abbastanza l’importanza di conoscere esattamente le proprie esigenze, poiché ciò aiuterà a prendere decisioni accurate che offriranno il miglior valore nel tempo. Ecco tre suggerimenti per prendere una decisione informata:

Ricerca e confronto tra diversi software: prenditi il tempo necessario per effettuare una ricerca approfondita. Confronta diversi fornitori e ciò che offrono. Concentrati su quelli altamente tecnici e noti per offrire alta qualità. Può essere chiedere informazioni al riguardo alla tua rete di contatti.

Identifica le tue esigenze e requisiti:  ogni azienda ha esigenze specifiche e uniche. Ecco perché bisogna considerare il tipo di asset da gestire, i requisiti specifici di personalizzazione e le opzioni di scalabilità che possono garantire una crescita sostenuta.

Valuta il supporto e l’assistenza clienti: non trascurare l’importanza del supporto e dell’assistenza clienti. Assicurati che il fornitore di software offra un buon livello di supporto tecnico e un servizio clienti affidabile. Questo sarà cruciale nel caso in cui si verifichino problemi o necessiti di aiuto durante l’utilizzo del software AMS.

 

Ricorda, prendere una decisione informata richiede tempo e sforzo. Non avere fretta e valuta attentamente tutte le opzioni disponibili prima di scegliere la soluzione migliore per le tue esigenze aziendali. Se hai dubbi o vuoi un parere tecnico approfondito contattaci senza impegno.